Beendigung des Arbeitsverhältnisses – Was Arbeitgeber beachten müssen

Mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses – unabhängig davon, ob durch Kündigung des Arbeitnehmers oder durch Sie als Arbeitgeber – werden gemäss Art. 339 Abs. 1 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) sämtliche Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Daher ist es für Arbeitgeber besonders wichtig, die abschliessende Lohnabrechnung sorgfältig zu prüfen, um nicht mit späteren Forderungen konfrontiert zu werden.

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses werden sämtliche arbeitsrechtlichen Ansprüche des Arbeitnehmers fällig. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kündigung durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber erfolgt ist, ob ein Aufhebungsvertrag geschlossen wurde, ein befristetes Arbeitsverhältnis endet oder selbst bei einer rechtswidrigen Kündigung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, alle Ansprüche rechtzeitig und korrekt zu erfüllen, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Zu den häufigsten Ansprüchen, die geprüft und abgewickelt werden müssen, zählen:

• Vergütung von Überstunden und Überzeit
• Entschädigung für nicht bezogene Ferientage
• Sonderzahlungen wie ein 13. Monatslohn
• Ersatz von Auslagen oder Spesen
• Mögliche Abgangsentschädigungen

Zudem beginnt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die gesetzliche Verjährungsfrist von fünf Jahren (Art. 128 OR). Während dieser Zeit können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht erfüllte oder fehlerhaft abgerechnete Ansprüche rechtlich geltend machen. Eine sorgfältige Prüfung aller offenen Forderungen ist daher für Arbeitgeber entscheidend.

Im Folgenden werden häufige Ansprüche und potenzielle Stolpersteine detailliert erläutert, um Arbeitgebern eine sichere und rechtskonforme Abwicklung zu ermöglichen.

Regelungen zur Abgeltung von Überstunden und Überzeit

Das schweizerische Arbeitsrecht bietet bei der Handhabung von Überstunden eine hohe Flexibilität und lässt viel Raum für individuelle Vereinbarungen. Dennoch sind bestimmte rechtliche Vorgaben einzuhalten. Wichtig ist, dass entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag präzise, verständlich und rechtlich korrekt formuliert sind.

Wenn keine klaren oder gesetzeskonformen Vereinbarungen vorliegen, gelten automatisch die gesetzlichen Bestimmungen. Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Vereinbarungen zu Überstunden den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies hilft, Missverständnisse und potenzielle rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Überstunden: Definition und Pflichten aus Sicht des Arbeitgebers

Überstunden sind jene Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit hinausgehen. Sofern im Arbeitsvertrag z. B. eine wöchentliche Arbeitszeit von 42,5 Stunden bei einem 100%-Pensum vereinbart wurde, gelten alle Stunden über dieser Grenze als Überstunden. Diese vertragliche Arbeitszeit wird häufig als „Soll-Arbeitszeit“ bezeichnet. Gleichzeitig ist zu beachten, dass die gesetzliche Höchstarbeitszeit (je nach Branche 45 oder 50 Stunden) eine weitere Obergrenze darstellt. Stunden, die zwischen der vertraglichen Soll-Arbeitszeit und der Höchstarbeitszeit liegen, gelten als Überstunden.

Besonders in Branchen mit einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) können jedoch abweichende Regelungen bestehen, die eine andere Soll-Arbeitszeit oder Höchstarbeitszeit vorsehen. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Bestimmungen eines gültigen Gesamtarbeitsvertrages einzuhalten. Es wird daher empfohlen, vorab zu prüfen, ob für die entsprechende Branche ein GAV vorliegt, und die darin festgelegten Regelungen zu beachten.

Überstunden: Sind sie zu entschädigen? – Hinweise für Arbeitgeber

Die Frage, ob Überstunden zu entschädigen sind, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab. Nach Art. 321c Abs. 3 OR besteht grundsätzlich eine Verpflichtung, Überstunden mit einem Lohnzuschlag von 25 % zu vergüten. Alternativ ist eine Kompensation durch Freizeit in gleichem Umfang möglich, sofern der Arbeitnehmer damit einverstanden ist.

In der Praxis wird jedoch oft im Arbeitsvertrag festgehalten, dass Überstunden pauschal mit dem Lohn abgegolten sind. Diese Regelung ist zulässig, muss jedoch klar, verständlich und gesetzeskonform formuliert sein. Ist die Klausel unklar oder missverständlich, gelten automatisch die gesetzlichen Bestimmungen. In diesem Fall müssen Überstunden trotz anderslautender Absicht des Arbeitgebers mit einem Zuschlag von 25 % vergütet werden.

Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag präzise und rechtskonform formuliert sind, um Streitigkeiten und Missverständnisse zu vermeiden.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht: Umgang mit Überstunden bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses

Lisa, eine langjährige Mitarbeiterin einer Regionalbank, hat gekündigt, um eine neue berufliche Herausforderung anzunehmen. Während ihrer Zeit im Unternehmen hat sie häufig Mehrarbeit geleistet und behauptet, 40 Überstunden angesammelt zu haben. Die Frage stellt sich nun, ob der Arbeitgeber diese Überstunden auszahlen muss.

1. Für die Beurteilung ist der Arbeitsvertrag entscheidend:

• Keine Regelung: Sind Überstunden im Vertrag nicht geregelt, greift Art. 321c Abs. 3 OR, und die Überstunden sind mit einem Zuschlag von 25 % zu vergüten.
• Abgeltung im Lohn enthalten: Falls der Vertrag klar festlegt, dass Überstunden mit dem regulären Lohn abgegolten sind, besteht kein zusätzlicher Anspruch.
• Unklare Klauseln: Sollte die Regelung unverständlich oder missverständlich formuliert sein, neigen Gerichte dazu, diese zugunsten der Arbeitnehmerin auszulegen. In diesem Fall müsste Lisa die Überstunden mit einem Zuschlag vergütet bekommen.

2. Nachweis der Überstunden:

Die Beweislast liegt bei der Arbeitnehmerin. Lisa muss belegen, dass sie tatsächlich 40 Überstunden geleistet hat. Dies erfordert konkrete Aufzeichnungen oder Dokumentationen. Ohne klaren Nachweise kann Lisa die behauptete Forderung gegenüber dem Arbeitgeber nicht, resp. nur sehr schwer durchsetzen.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

Eine präzise und rechtssichere Formulierung zu Überstunden im Arbeitsvertrag ist unerlässlich. Klare Regelungen minimieren das Risiko von Streitigkeiten bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses und sorgen für Transparenz gegenüber den Mitarbeitenden. Ebenso ist eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit ein wichtiges Instrument, um Diskussionen zu vermeiden.

Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit – was Arbeitgeber wissen müssen

Die Begriffe Überstunden und Überzeit werden in der Praxis häufig verwechselt, obwohl sie unterschiedliche rechtliche Grundlagen haben. Es ist wichtig, diese Begriffe klar zu unterscheiden, um die korrekten Regelungen anzuwenden.

1. Überstunden:

Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte Soll-Arbeitszeit hinausgehen. Diese werden gemäss OR geregelt. Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag festlegen, dass Überstunden entweder mit Freizeit kompensiert oder im Lohn pauschal abgegolten werden. Eine solche Regelung ist rechtlich zulässig, solange sie klar und eindeutig formuliert ist.

2. Überzeit:

Überzeit, auch Überarbeitszeit genannt, bezieht sich auf Arbeitszeiten, die über die gesetzlich festgelegte Höchstarbeitszeit hinausgehen. Diese Höchstarbeitszeit beträgt – je nach Branche – 45 oder 50 Stunden pro Woche und ist im Arbeitsgesetz (ArG) geregelt. Wird diese Grenze in einem zulässigen Rahmen überschritten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese Stunden mit einem Lohnzuschlag von 25 % zu vergüten. Im Gegensatz zu Überstunden kann diese gesetzliche Pflicht zur Entschädigung nicht vertraglich ausgeschlossen werden.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

Eine klare Abgrenzung zwischen Überstunden und Überzeit ist entscheidend, um arbeitsrechtliche Vorgaben korrekt umzusetzen. Während Überstunden flexibel im Arbeitsvertrag geregelt werden können, unterliegt Überzeit den strengen Vorgaben des Arbeitsgesetzes, insbesondere bei der Vergütung. Arbeitgeber sollten diese Unterschiede stets beachten, um Missverständnisse und potenzielle Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht: Überstunden und Überzeit korrekt handhaben

Peter arbeitet in der Logistikabteilung eines mittelgrossen Handelsunternehmens. In der Vorweihnachtszeit fällt besonders viel Arbeit an, sodass er in einer Woche 50 Stunden gearbeitet hat. In seinem Betrieb beträgt die gesetzliche Höchstarbeitszeit 45 Stunden pro Woche. Damit hat Peter fünf Stunden Überzeit geleistet, die gemäss Arbeitsgesetz (ArG) mit einem Lohnzuschlag von 25 % vergütet werden müssen. Diese Verpflichtung kann nicht vertraglich ausgeschlossen werden.

Laut Arbeitsvertrag beträgt Peters wöchentliche Soll-Arbeitszeit 38 Stunden. Somit hat er in dieser Woche zusätzlich sieben Überstunden geleistet. Ob diese Überstunden ebenfalls mit einem Zuschlag von 25 % abgegolten werden müssen oder durch Freizeit kompensiert werden können, hängt von den im Arbeitsvertrag getroffenen Vereinbarungen ab. Ist im Vertrag festgelegt, dass Überstunden pauschal abgegolten sind, entfällt eine zusätzliche Vergütung. Sind die Regelungen jedoch unklar oder fehlen ganz, greifen die gesetzlichen Bestimmungen ein, und die Überstunden müssten mit Zuschlag entschädigt werden.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, klare und rechtskonforme Regelungen zu Überstunden und Überzeit im Arbeitsvertrag festzulegen. Zudem sollten Arbeitszeiten korrekt erfasst werden, um Transparenz zu schaffen und mögliche Konflikte zu vermeiden.

Überzeitregelung: Ausnahme für leitende Angestellte

Überzeit entsteht, wenn die gesetzlich festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit überschritten wird. Solche Stunden sind normalerweise mit einem Lohnzuschlag von 25 % zu vergüten. Das Arbeitsgesetz sieht jedoch eine wichtige Ausnahme vor: Für Mitarbeitende in «höheren, leitenden Tätigkeiten» entfällt diese Pflicht. Arbeitgeber sind in diesen Fällen von der Zahlung des Zuschlags befreit.

Wer gilt als leitender Angestellter?

Die Einstufung als leitender Angestellter hängt nicht nur vom Titel, sondern vor allem von den ausgeübten Tätigkeiten ab. Gemäss der Definition des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco) umfasst diese Kategorie Personen, die wesentliche Führungsverantwortung tragen:

«Eine höhere leitende Tätigkeit übt aus, wer auf Grund seiner Stellung und Verantwortung sowie in Abhängigkeit von der Grösse des Betriebes über weitreichende Entscheidungsbefugnisse verfügt oder Entscheide von grosser Tragweite massgeblich beeinflussen und dadurch auf die Struktur, den Geschäftsgang und die Entwicklung eines Betriebes oder Betriebsteils einen nachhaltigen Einfluss nehmen kann».

Diese Verantwortung zeigt sich beispielsweise in der Entscheidungsbefugnis über strategische Themen, die Leitung von Unternehmensbereichen oder die Vertretung des Arbeitgebers in zentralen Angelegenheiten. Als Beispiel sind hier unter anderem Direktoren oder Betriebsleiter zu nennen.

Wichtige Hinweise für Arbeitgeber:

Arbeitgeber sollten darauf achten, die Zuweisung einer leitenden Position klar zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die betroffenen Mitarbeitenden tatsächlich die Anforderungen dieser Kategorie erfüllen. Eine fehlerhafte Einstufung könnte rechtliche Risiken mit sich bringen, insbesondere bei der Überprüfung durch Behörden oder bei arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen. Klare Regelungen und präzise Arbeitsverträge sind daher unerlässlich, um die Ausnahme von der Überzeitvergütung rechtssicher anzuwenden.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht: Überzeitvergütung und leitende Angestellte

Laura leitet das Marketingteam eines mittelgrossen Veranstaltungsunternehmens. Vor der jährlichen Firmenkonferenz fällt besonders viel Arbeit an, da kurzfristig Programme erstellen, Sponsorenverträge abgeschlossen und Werbematerialien finalisiert werden müssen. In dieser stressigen Woche kommt Laura auf insgesamt 49 Arbeitsstunden. Die gesetzliche Höchstarbeitszeit in ihrer Branche beträgt 45 Stunden pro Woche. Der Arbeitgeber argumentiert, dass die vier Überstunden nicht mit einem Zuschlag von 25 % vergütet werden müssen, da Laura eine leitende Angestellte sei. Doch ist diese Einschätzung korrekt?

Einschätzung:

Obwohl Laura in einer Führungsposition tätig ist und ein Team leitet, genügt dies nicht automatisch, um sie als «leitende Angestellte» im Sinne des Arbeitsgesetzes einzustufen. Laut Definition des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco) müssen leitende Angestellte unternehmerische Verantwortung tragen und strategische Entscheidungen treffen, wie es bei einer Geschäftsführerin oder Bereichsleiterin der Fall wäre. Da Laura diese Kriterien nicht erfüllt, steht ihr die gesetzliche Überzeitvergütung zu.

Wichtig für Arbeitgeber:

Arbeitgeber sollten sorgfältig prüfen, ob Mitarbeitende wirklich die Kriterien für leitende Angestellte erfüllen, bevor auf die Pflicht zur Überzeitvergütung verzichtet wird. Eine Fehlbewertung kann nicht nur zu rechtlichen Problemen führen, sondern auch das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Genaue Aufgabenbeschreibungen und klare arbeitsrechtliche Regelungen sind daher unerlässlich.

Nicht bezogene Ferien: Was Arbeitgeber beachten müssen

Grundsätzlich müssen Ferien während der Dauer des Arbeitsverhältnisses bezogen werden. Eine finanzielle Abgeltung für nicht genommene Ferientage ist in der Schweiz nur in Ausnahmefällen zulässig. Dieser Grundsatz wird von den Gerichten, einschliesslich des Bundesgerichts, konsequent vertreten, um den Erholungszweck der Ferien zu wahren.

Ausnahme bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Eine Ausnahme tritt ein, wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses mehr Ferientage offen sind, als der Arbeitnehmer vor dem Austritt noch arbeiten kann. In diesem Fall bleibt dem Arbeitgeber keine andere Wahl, als die verbleibenden Ferientage finanziell abzugelten.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber

Es ist entscheidend, die Ferienplanung der Mitarbeitenden im Auge zu behalten und frühzeitig darauf hinzuweisen, offene Ferientage während der Anstellungszeit zu beziehen. Dies hilft, unerwünschte Auszahlungen zu vermeiden und reduziert die administrative Belastung bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Zudem schafft es Klarheit und verhindert Missverständnisse.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht: Nicht bezogene Ferien am Schluss eines Arbeitsverhältnisses

Michael, ein Softwareentwickler bei einem IT-Unternehmen, kündigte seine Stelle mit einer dreimonatigen Kündigungsfrist an. Bei der Übergabe seiner Projekte wurde festgestellt, dass Michael zum Zeitpunkt seines Austritts noch zwölf nicht bezogene Ferientage hatte. Da Michael aufgrund dringender Projektarbeiten während der Kündigungsfrist nicht alle verbleibenden Ferientage nehmen konnte, entschieden sein Vorgesetzter und die Personalabteilung, dass er nur fünf Tage Ferien beziehen kann. Die restlichen sieben Ferientage wurden am Ende des Arbeitsverhältnisses gemäss den gesetzlichen Vorgaben ausbezahlt.

Für den Arbeitgeber wichtig: Durch die klare Dokumentation und frühzeitige Kommunikation mit Michael konnte die Situation strukturiert abgewickelt werden. Zudem wurden die noch offenen Ferientage in der Lohnabrechnung korrekt berücksichtigt, wodurch potenzielle rechtliche Konflikte vermieden wurden.

Der 13. Monatslohn – Was Arbeitgeber beachten müssen

Viele Arbeitgebende gewähren neben dem vertraglich vereinbarten Lohn eine zusätzliche Zahlung in Form eines 13. Monatslohnes. Dies ist jedoch keine gesetzlich vorgeschriebene Leistung, sondern eine Sondervergütung, die individuell zwischen den Parteien vereinbart wird. Daher ist es für Arbeitgebende von zentraler Bedeutung, den Umfang und die Modalitäten des 13. Monatslohnes vertraglich klar zu regeln.

Was ist zu beachten?

Der 13. Monatslohn ist grundsätzlich flexibel gestaltbar. Dies betrifft sowohl die Höhe als auch den Zeitpunkt der Auszahlung:

Höhe: Die Zahlung muss nicht zwingend einem vollen Monatslohn entsprechen. Sie kann auch geringer oder höher ausfallen.

Modalitäten: Viele Arbeitgebende zahlen den 13. Monatslohn Ende Jahr aus, jedoch sind auch andere Varianten möglich. Beispiele sind monatliche Teilzahlungen (jeweils 1/12 des Betrags) oder halbjährliche Auszahlungen.

Vertragliche Regelung und stillschweigende Praxis

Der Anspruch auf den 13. Monatslohn entsteht in der Regel durch eine vertragliche Vereinbarung. Ist ein solcher Lohn nicht ausdrücklich geregelt, aber wird über Jahre hinweg regelmässig ausbezahlt, kann dies unter Umständen als stillschweigende Praxis gewertet werden. Der 13. Monatslohn wird in einem solchen Fall zu einem festen Bestandteil des Lohns und ist somit auch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses geschuldet.

Der 13. Monatslohn bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Unabhängig von der Beendigungsart (ordentliche Kündigung, Aufhebungsvertrag oder fristlose Kündigung) ist der 13. Monatslohn anteilsmässig zu zahlen, sofern er vertraglich vereinbart oder durch Praxis etabliert wurde. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Anteil für die bereits geleisteten Monate im angebrochenen Jahr erhält.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf einen 13. Monatslohn in Höhe von CHF 6'000. Wird das Arbeitsverhältnis per Ende April beendet, so ist der anteilige Anspruch wie folgt zu berechnen:

CHF 6'000 ÷ 12 Monate = CHF 500 pro Monat. Für vier Monate (Januar bis April) ergibt dies eine Zahlung von CHF 2'000.

Empfehlungen für Arbeitgebende

Klarheit in Verträgen: Legen Sie die Regeln für den 13. Monatslohn im Arbeitsvertrag fest, insbesondere in Bezug auf Höhe, Fälligkeit und Ausschlussgründe.

Kommunikation: Informieren Sie die Mitarbeitenden frühzeitig über die Bedingungen und berechnen Sie den anteiligen Anspruch transparent.

Vermeidung stillschweigender Praxis: Wenn der 13. Monatslohn nicht gewährt werden soll, achten Sie darauf, keine regelmässigen Zahlungen zu leisten, die als Gewohnheitsrecht interpretiert werden könnten.

Durch eine klare und transparente Handhabung des 13. Monatslohns können Missverständnisse vermieden und das Risiko von rechtlichen Streitigkeiten minimiert werden.

Die Provision – Was Arbeitgeber beachten müssen

In vielen Branchen, insbesondere im Verkauf, sind erfolgsbasierte Vergütungsmodelle weitverbreitet. Dies ermöglicht Arbeitgebenden, die Leistung von Mitarbeitenden direkt an den geschäftlichen Erfolg zu koppeln und gleichzeitig die Motivation zu fördern. Eine gängige Form ist die Provision, bei der Mitarbeitende eine Vergütung auf Basis der von ihnen vermittelten oder abgeschlossenen Geschäfte erhalten. Dabei gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, um Klarheit zu schaffen und Konflikte zu vermeiden.

Viel Freiheit für Arbeitgeber bei den Gestaltungsmöglichkeiten

Die Provision ist eine individuell vereinbarte Vergütung, deren Höhe in der Regel als Prozentsatz des erzielten Umsatzes festgelegt wird. Aus rechtlicher Sicht haben Arbeitgebende und Arbeitnehmende hierbei viel Spielraum, sodass die Vereinbarung sowohl in einem individuellen Arbeitsvertrag als auch in einer separaten Provisionsregelung erfolgen kann.

Voraussetzungen für die Auszahlung der Provision

Um Anspruch auf eine Provision zu haben, muss ein klarer Zusammenhang zwischen der Tätigkeit des Mitarbeitenden und dem Geschäftsabschluss bestehen. Dies bedeutet, dass der Mitarbeitende einen wesentlichen Beitrag zum erfolgreichen Abschluss des Geschäfts geleistet haben muss. Es liegt im Interesse des Arbeitgebenden, eine eindeutige vertragliche Definition der Voraussetzungen für die Provisionszahlung festzulegen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Die Definition eines «wesentlichen Beitrags» des Mitarbeitenden.
• Klare Regelungen zu Provisionsansprüchen bei Teamarbeit.
• Fristen und Abrechnungszyklen für die Provisionsauszahlung.

Praxisbeispiel:

Sandra ist Aussendienstmitarbeiterin der schweizweit tätigen Fitness AG und erhält neben ihrem Fixlohn von CHF 1'400.00 eine Provision von 8 % des Umsatzes, den sie durch den Verkauf von Sportgeräten erzielt. Zusätzlich erhält sie eine pauschale Spesenvergütung von CHF 1'000.00.

Als Arbeitgeber ist die Fitness AG daran interessiert, sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für die Provisionszahlung klar dokumentiert sind. Es wurde daher im Arbeitsvertrag festgehalten, dass Sandra nur dann Anspruch auf eine Provision hat, wenn:

• Der Geschäftsabschluss ist direkt auf ihre Vermittlung zurückzuführen ist.
• Das Geschäft wurde durch den Kunden vollständig abgewickelt (z. B. Zahlungseingang).
• Sie hat während der Dauer des Arbeitsverhältnisses massgeblich zum Geschäft beigetragen.

Vorteile klarer Regelungen für Arbeitgebende

Durch transparente und rechtssichere Provisionsregelungen profitieren Arbeitgebende von:

• Vorhersehbarkeit: Die genaue Festlegung von Bedingungen und Fristen vermeidet Streitigkeiten und fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden.
• Motivation: Gut definierte Provisionsstrukturen erhöhen die Motivation und fördern das Engagement der Mitarbeitenden.
• Rechtssicherheit: Klare Formulierungen minimieren das Risiko von Missverständnissen oder rechtlichen Auseinandersetzungen.

Empfehlungen für Arbeitgebende

Vertragliche Klarheit: Definieren Sie im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Provisionsvereinbarung alle relevanten Bedingungen für die Auszahlung der Provision.

Nachvollziehbarkeit: Schaffen Sie Transparenz über die Berechnungsgrundlage und Abrechnungszeiträume der Provision.

Überwachung der Ergebnisse: Dokumentieren Sie Geschäftsabschlüsse und stellen Sie sicher, dass diese den vertraglichen Kriterien entsprechen.

Durch eine sorgfältige Gestaltung und Überwachung der Provisionsregelungen können Arbeitgebende sicherstellen, dass die Vergütung den tatsächlichen Beitrag der Mitarbeitenden widerspiegelt und gleichzeitig die Geschäftsergebnisse positiv beeinflusst.

Provisionen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – aus Arbeitgebersicht

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bringt häufig Fragen zu offenen Ansprüchen mit sich. Ein zentraler Punkt betrifft Provisionen, die mit Geschäftsabschlüssen zusammenhängen, die während des Arbeitsverhältnisses angebahnt, jedoch erst danach abgeschlossen oder erfüllt werden. Gemäss Art. 322b OR haben Arbeitnehmende auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Provisionen, sofern diese Ansprüche aus ihrer Arbeit während des Anstellungsverhältnisses resultieren.

Was Arbeitgebende beachten müssen

Für Arbeitgebende ist es entscheidend, die Voraussetzungen und Bedingungen für Provisionsansprüche klar zu definieren und zu dokumentieren. Diese Punkte sind besonders wichtig:

• Zeitpunkt der Anspruchsentstehung: Es muss klar geregelt sein, ob der Provisionsanspruch bereits bei der Vermittlung des Geschäfts, beim Vertragsabschluss oder erst nach vollständiger Zahlung des Kunden entsteht.
• Dokumentation der Leistung: Arbeitgebende sollten nachvollziehbar dokumentieren, ob und in welchem Umfang die Mitarbeitenden einen wesentlichen Beitrag zu einem Geschäft geleistet haben.
• Klare vertragliche Regelungen: Durch präzise Formulierungen im Arbeitsvertrag oder in einer Provisionsvereinbarung können Unsicherheiten vermieden werden.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht:

Sandra war Aussendienstmitarbeiterin der schweizweit tätigen Fitness AG. Ihr Arbeitsverhältnis endete per Ende April 2024 aufgrund von Umstrukturierungen. Vor ihrem Austritt vermittelte sie im April einen Verkauf von Sportgeräten im Wert von CHF 10'000 an das Fitnessstudio XY.

Die Fitness AG erhielt die Zahlung des Kunden jedoch erst im Mai, nach Sandras Austritt. Da die Provisionsvereinbarung vorsah, dass Sandra einen Anspruch auf Provision hat, sobald der Geschäftsabschluss während ihrer Anstellung stattgefunden hat, musste die Fitness AG ihr 8 % Provision auf den Umsatz von CHF 10'000 zahlen – also CHF 800.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

Definieren Sie klare Provisionsbedingungen: Legen Sie im Arbeitsvertrag fest, ab welchem Zeitpunkt der Provisionsanspruch entsteht, etwa erst bei Zahlungseingang des Kunden.

Dokumentieren Sie alle Geschäftsvorgänge: Eine transparente und gut geführte Dokumentation hilft, Ansprüche korrekt zuzuordnen und Missverständnisse zu vermeiden.

Kommunizieren Sie frühzeitig: Klären Sie Mitarbeitende darüber auf, welche Ansprüche nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch bestehen.

Durch gut durchdachte vertragliche Regelungen und eine klare Dokumentation können Arbeitgebende sicherstellen, dass Provisionsansprüche fair und nachvollziehbar abgewickelt werden. Dies schützt nicht nur vor rechtlichen Streitigkeiten, sondern fördert auch ein positives Arbeitgeberimage.

Forderungen auf Auslagenersatz / Spesen – aus Arbeitgebersicht

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle «durch die Ausführung der Arbeit notwendigen entstehenden Auslagen» des Arbeitnehmers zu ersetzen. Dieser gesetzliche Anspruch dient dazu, sicherzustellen, dass den Arbeitnehmenden keine finanziellen Belastungen durch die Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten entstehen. Für Arbeitgebende ist es entscheidend, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen und klare Regelungen für den Umgang mit Spesen zu etablieren.

Was fällt unter notwendige Auslagen?

Im Rahmen des Obligationenrechts gelten unter anderem folgende Auslagen als erstattungsfähig:

• Weiterbildungskosten: Wenn die Teilnahme an einer Fortbildung vom Arbeitgeber angeordnet wurde.
• Arbeitsbezogene Kommunikationskosten: Z. B. Porto, Telefon- oder Internetgebühren.
• Reisekosten: Insbesondere Fahrten und Übernachtungen, die mit der Arbeit verbunden sind.
• Kosten für die Nutzung des privaten Fahrzeugs: Falls der Arbeitnehmer das eigene Auto im Auftrag des Arbeitgebers nutzt (einschliesslich Abnutzungsentschädigungen und Versicherungen).
• Firmenfahrzeug: Wenn ein Dienstwagen gestellt wird, sind auch die Betriebs- und Unterhaltskosten durch den Arbeitgeber zu tragen.

Nicht erstattungsfähige Auslagen:

• Strafgelder oder Busse: Z. B. Parkbussen während einer Geschäftsreise.
• Berufskleider und deren Reinigung: Z. B. Anzüge oder Uniformen, die nicht ausdrücklich zur Verrichtung der Arbeit erforderlich sind.
• Pendelkosten: Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte sind nicht erstattungsfähig.

Die Rolle des Arbeitsvertrags

Spesenregelungen können und sollten im Arbeitsvertrag oder in einem separaten Spesenreglement festgelegt werden. Dies ermöglicht Arbeitgebenden, klare Rahmenbedingungen zu schaffen, z. B. durch:

• Pauschalvergütungen: ein fixer monatlicher Betrag für regelmässig anfallende Spesen. Wichtig ist hierbei, dass die Pauschale die effektiven Auslagen des Arbeitnehmers abdeckt.
• Belegpflicht: Eine klare Vorgabe, dass Mitarbeitende Quittungen oder Belege vorlegen müssen, um erstattungsfähig zu sein.
• Transparenz: Regelungen darüber, welche Spesen als notwendig angesehen werden und welche nicht.

Empfehlungen für Arbeitgebende

• Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende über die geltenden Spesenregelungen informiert sind.
• Dokumentation: Etablieren Sie eine strukturierte Abwicklung von Spesenabrechnungen, um eine faire und nachvollziehbare Rückerstattung zu gewährleisten.
• Überprüfung der Pauschalen: Kontrollieren Sie regelmässig, ob vereinbarte Pauschalen den tatsächlichen Ausgaben entsprechen, um Konflikte zu vermeiden.
• Flexibilität: Bieten Sie Mitarbeitenden eine klare Möglichkeit, höhere als die pauschalen Spesen nachzuweisen und entsprechend zu beantragen.

Wie Arbeitgebende Spesenregelungen effizient gestalten können

Für Arbeitgebende ist die Rückerstattung von Spesen ein zentraler Bestandteil der Fürsorgepflicht gemäss Art. 327a OR. Es ist entscheidend, klare Prozesse und Regelungen zu schaffen, um sicherzustellen, dass notwendige Auslagen ordnungsgemäss erstattet werden und gleichzeitig die Kontrolle über die betrieblichen Kosten gewahrt bleibt.

Klare Regelungen und Dokumentationspflichten

Arbeitgebende sollten ihre Mitarbeitenden dazu anhalten, sämtliche Quittungen und Belege zu dokumentieren, um die entstandenen Auslagen nachvollziehbar darzulegen. Alternativ kann durch den Arbeitsvertrag oder ein Spesenreglement eine pauschale Spesenvergütung vereinbart werden, die den administrativen Aufwand reduziert. In einem solchen Fall ist die Vorlage einzelner Belege nicht zwingend erforderlich, solange die Pauschale die effektiven Kosten abdeckt.

Praxisbeispiel aus Arbeitgebersicht:

Christina arbeitet als Sachbearbeiterin in einem kleinen Zürcher KMU. Aufgrund einer internen Entscheidung wird ab Mai Homeoffice angeordnet. Gegen Ende des Monats wird das Arbeitsverhältnis mit Christina beendet. Christina erhebt nachträglich Anspruch auf Spesen, die ihr im Homeoffice entstanden sind, obwohl hierzu keine Pauschalregelung im Arbeitsvertrag existiert.

Aus Sicht der Arbeitgeberin ist Folgendes entscheidend:

• Prüfung der Notwendigkeit: Welche Auslagen waren tatsächlich notwendig und arbeitsbezogen? Ausgaben könnten etwa für Druckerpapier oder erhöhte Stromkosten als erstattungswürdig gelten.
• Transparente Dokumentation: Christina sollte entsprechende Quittungen und Belege einreichen, um ihre Ansprüche zu untermauern.
• Regelung für künftige Fälle: Die Arbeitgeberin erkennt, dass klare Vereinbarungen über Homeoffice-Spesen (z. B. durch ein Spesenreglement) künftige Missverständnisse vermeiden können.

Empfehlungen für Arbeitgebende

• Standardisierung durch ein Spesenreglement: Legen Sie pauschale Vergütungen oder klare Erstattungsrichtlinien für verschiedene Arbeitssituationen, wie Homeoffice, fest.
• Dokumentationspflicht: Mitarbeitende sollten verpflichtet werden, alle relevanten Ausgaben durch Quittungen oder Rechnungen zu belegen.
• Prüfung der Zumutbarkeit: Bewerten Sie, welche Auslagen verhältnismässig und arbeitsbezogen sind, bevor diese rückerstattet werden.
• Proaktive Kommunikation: Klären Sie Mitarbeitende frühzeitig über die geltenden Regelungen auf, um unnötige Diskussionen zu vermeiden.

Durch präzise Vorgaben und transparente Kommunikation können Arbeitgebende eine faire Handhabung von Spesen sicherstellen und gleichzeitig das Risiko von Missbrauch oder unklaren Ansprüchen minimieren.

Fazit: Eine saubere Abwicklung schützt Arbeitgeber und stärkt das Vertrauen

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses stellt für Arbeitgeber nicht nur eine organisatorische Herausforderung dar, sondern birgt auch rechtliche Risiken, die durch sorgfältige Planung und klare Regelungen vermieden werden können. Ob Überstunden, Ferienansprüche, Provisionen oder Spesen – eine präzise Dokumentation und klare Kommunikation sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und den rechtlichen Rahmen einzuhalten.

Die konsequente Anwendung von arbeitsrechtlichen Vorgaben, die frühzeitige Klärung offener Ansprüche und die Anpassung von Arbeitsverträgen an die gesetzlichen Bestimmungen schaffen Rechtssicherheit und fördern ein positives Arbeitsklima – auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.

Zitat von mir: „Klare Regelungen und eine transparente Kommunikation schaffen Sicherheit – für Arbeitgebende und Arbeitnehmende. Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer rechtssicheren und konfliktfreien Abwicklung von Arbeitsverhältnissen.»F

FAQ

Welche Ansprüche werden bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in der Schweiz sofort fällig?

Gemäss Art. 339 Abs. 1 OR werden sämtliche Forderungen aus dem Arbeitsverhältnis fällig. Typische Themen sind Überstunden/Überzeit, Ferienguthaben, Sonderzahlungen (z. B. 13. Monatslohn), Spesen und mögliche weitere Ansprüche.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?

Überstunden sind Stunden über der vertraglichen Soll-Arbeitszeit (OR). Überzeit ist Arbeitszeit über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit (ArG) und ist grundsätzlich mit 25 % Lohnzuschlag zu vergüten; diese Pflicht kann vertraglich nicht ausgeschlossen werden.

Wann müssen nicht bezogene Ferientage ausbezahlt werden?

Eine finanzielle Abgeltung ist nur in Ausnahmefällen zulässig, insbesondere wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses mehr Ferientage offen sind, als vor dem Austritt noch bezogen werden können.

Ist der 13. Monatslohn immer geschuldet?

Nein, er ist keine gesetzliche Pflicht. Er ist aber geschuldet, wenn er vertraglich vereinbart wurde oder sich durch regelmässige Auszahlung als stillschweigende Praxis etabliert hat.

Besteht ein Provisionsanspruch auch nach dem Austritt?

Ja, gemäss Art. 322b OR können Provisionen auch nach Beendigung geschuldet sein, sofern der Anspruch aus der Tätigkeit während des Arbeitsverhältnisses resultiert und die vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Welche Spesen/Auslagen müssen Arbeitgeber ersetzen?

Gemäss Art. 327a OR sind notwendige, arbeitsbedingt entstehende Auslagen zu ersetzen (z. B. Reise- oder Kommunikationskosten). Nicht erstattungsfähig sind z. B. Pendelkosten oder Bussen. Klare Regeln im Vertrag oder Spesenreglement helfen.